Be a realistic dreamer

Een basisregel bij no-show management is dat men nooit met de vinger wijst naar de afwezigen. Plannen veranderen, mensen worden wat minder enthousiast en er kunnen altijd onverwachte situaties opduiken.

Wat eigenlijk het hoofddoel is van een doeltreffend no-show management is om het aantal no-shows te reduceren. Wees hierbij realistisch en besef dat u het aantal no-shows niet tot 0% kunt terugdwingen. Wel is het belangrijk dat u het no-show-probleem aanpakt en uw verantwoordelijkheid neemt. Die aanpak bestaat in se uit drie stappen: vaststellen wie er niet opdaagt (aantal en profiel), ontleden (reden van afwezigheid) en oplossen (toekomstgerichte aanpak).

Communication is key

Dankzij de technologische vooruitgang communiceren we vlotter en eenvoudiger dan ooit tevoren, maar doet ons doelpubliek dat ook met ons? Geen enkele organisator komt graag voor verrassingen te staan op de dag van zijn evenement. Het zou dus al veel helpen, mochten zij op voorhand weten wie er wel en niet komt. Daarom is het belangrijk dat uw marketing niet enkel overtuigt om een ticketje te kopen of zich in te schrijven voor het gratis event. Uw marketing moet er daarnaast ook voor zorgen dat het doelpubliek voortdurend geënthousiasmeerd wordt en er eveneens toe aangezet wordt om hun afwezigheid indien mogelijk tijdig te communiceren. Laat hen enkele weken voor het evenement bijvoorbeeld weten dat er anderen zijn die op de standby-lijst staan en wachten op een ticketje dat vrijkomt. Zo slaat u twee vliegen in één klap: de afwezige voelt zich niet schuldig én de nieuwe aanwezige is tevreden dat hij alsnog kan komen. En u als eventorganisator heeft weer een no-show vermeden.

Tips om no-shows te vermijden

Zorg voor een goede ticket pace

Als event manager of organisator is ticket pacing een moeilijk gegeven, want u wilt natuurlijk een feeling of scarcity (schaarsheid) creëren bij uw doelpubliek. Daarom is het slim om maanden voor je event bijvoorbeeld early bird tickets aan te bieden waarvan er slechts een beperkt aantal (ongeveer 25% van uw totaal) vrij komen, aan een iets lagere prijs. In volgende waves biedt u dan telkens iets duurdere tickets aan. Hoe sneller de geïnteresseerden bestellen, hoe minder ze betalen, en hoe groter hun winnaarsgevoel, want zij hebben dat felbegeerde ticket kunnen bemachtigen aan een voordeeltarief.

Maak een standby-lijst

Is jouw event helemaal uitverkocht? Zorg er dan zeker voor dat u geïnteresseerden de kans biedt om zich te registreren voor de standby-lijst. Het is namelijk altijd mogelijk dat er een grote groep alsnog afzegt, en dan is het natuurlijk handig om te weten aan wie u deze tickets wel kan aanbieden.

Drop last-minute tickets

Hou altijd nog enkele last-minute tickets voorhanden die u enkele weken voor het event lanceert. Zorg er natuurlijk ook voor dat diegenen op de standby-list een mailtje krijgen hierover. Enerzijds hebben mensen enkele weken voor het event een beter zicht op hun agenda, anderzijds maakt u heel wat mensen die sowieso al wilden komen erg gelukkig.

Keep it buzzing

Previews, after-movies, teasende beelden en af en toe wat nieuwe informatie lossen over het event zorgt er niet enkel voor dat uw gasten uw event niet vergeten, maar ook dat zij even enthousiast blijven om te komen. Zorg er dus zeker voor dat u voldoende aanwezig bent op sociale media en via mail, maar ook niet te veel natuurlijk. Zoek naar een aangename balans voor u, en uw doelpubliek.

Extra tip voor gratis events

Laat uw genodigden online inchecken zoals dat bij vluchten gaat. Niet ingecheckt 24 uur voor het evenement? Dan komt het plekje opnieuw vrij voor iemand die snel kan bevestigen dat hij aanwezig zal zijn.